Une des principes de trier ses informations est ensuite pour pouvoir la partager mais si tout le monde fait pareil on se retrouve avec encore pleins d'informations certes pertinentes mais dans tous les sens. C'est pourquoi des bases de données sont souvent réalisées en interne et mis à jour afin de disposer d'une base solide de connaissance sur plusieurs sujets qui pourrait être utile à l'organisation. Tel une base de prospection comme les commerciaux, on met à jour notre base de donnée d'informations en remplacant les doonnées obsolètes et en les remplacant par des nouvelles à jour et toujours triées, pertinente et crédible. Une base de donnée est un véritable plus en terme de gagne temps mais aussi connaissance sur des projets dont on en connait peu le sujet.